Potenzial analysieren
Strategie festlegen
Maßnahmen planen
Maßnahmen umsetzen
Abläufe wie beispielsweise
sind zeitaufwendig. Außerdem steigen die gesetzlichen Anforderungen ständig und führen zu zusätzlicher Arbeit.
Abläufe und Prozesse werden optimiert und Routineaufgaben automatisiert. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, reduziert manuelle Fehler und ermöglicht es Ihnen, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.
Durch die Digitalisierung wird die Kommunikation zwischen Ihnen und den Eigentümern, Mietern und Dienstleistern vereinfacht und zentralisiert. Dies sorgt für Transparenz, schnellere Reaktionszeiten, höhere Kundenzufriedenheit und Mitarbeiter-Entlastung.
Mit digitalen Prozessen wird die Verwaltungstätigkeit effizienter und Sie erhalten die Möglichkeit umfangreiche Daten sehr einfach zu analysieren. Damit sind Ihnen fundierte Entscheidungen möglich, ob sich bspw. Bestandsobjekte rechnen.
Damit die digitale Umsetzung optimal gelingt, zeigen wir Ihnen frühzeitig die möglichen „Tools und Techniken“. Dies erfolgt nach einer gründlichen Analyse der Ist-Situation im Rahmen der Strategieplanung.
Potenzial analysieren
Auf Grundlage diverser von uns in der Praxis erarbeiteten Fragestellungen zu Abläufen sowie Art und Anwendung der von Ihnen eingesetzten Softwareprodukten, analysieren wir das in Ihrem Unternehmen bestehende Potenzial. Das Ergebnis präsentieren wir Ihnen, damit erfahren Sie welches Einsparpotenzial an Arbeitszeit in Ihrem Unternehmen besteht. Dies ist kostenfrei für Sie.
Strategie festlegen
Nachdem Sie wissen, in welchen Bereichen sich in Ihrem Unternehmen welche konkreten Einsparpotenziale an Arbeitszeit verbergen, kann besprochen und geplant werden welche Bereiche Sie wie am effektivsten optimieren möchten. Im Rahmen der Strategieplanung präsentieren wir Ihnen die Möglichkeiten bezogen auf Ihr Unternehmen und benennen Ihnen die jeweiligen Vor- und Nachteile der möglichen Lösungen.
Maßnahmen planen
Ihnen liegt nunmehr bereits ein klarer Plan vor. Darauf setzt an dieser Stelle die Planung des Ablaufs der Maßnahmen auf. Wir planen die für Sie erforderlichen Schritte der Umsetzung der einzelnen Maßnahmen und der zeitlichen Abläufe bis zur abschließenden Umsetzung.
Maßnahmen umsetzen
In dieser Phase setzen wir die geplanten Maßnahmen für Sie um und koordinieren erforderlichenfalls Ihre IT-Dienstleister.
Vor meiner langjährigen Tätigkeit als Fachwirt in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft, war ich als Datenverarbeitungskaufmann in der IT tätig. Daher war es mir eine Freude die Abläufe im Tagesgeschäft der von mir in 2002 gegründeten Immobilienverwaltung zu strukturieren und zu optimieren. Bereits im Jahr 2006 begann ich damit Teilungserklärungen und Verträge zu scannen und in Ordnerstrukturen abzulegen. Dies war ein erster kleiner Schritt in die richtige Richtung.
Im Jahr 2010 setzte mich dann ein Unfall für insgesamt 3 Monate außer Gefecht. In dieser Zeit wurde mir klar: Das Wissen zu den Besonderheiten der Liegenschaften und den laufenden Vorgängen, musste im Unternehmen verankert werden und nicht nur in den Köpfen der Mitarbeitenden. Daher begann ich ab 2011 damit die damals noch analogen Abläufe schrittweise in die digitale Welt zu übertragen. Daneben war es mir wichtig die digitalen Dokumente mit den jeweiligen Vorgängen zu verknüpfen, damit niemand mehr etwas in den Papier-Akten suchen musste. Um dies zu realisieren, führte ich in 2012 ein Dokumentmanagementsystem ein.
Bei der digitalen Umsetzung erkannte ich die große Anzahl an Möglichkeiten zur Einsparung von bisher unnötig aufgewendeter Arbeitszeit.
Meiner langjährigen Erfahrung nach, sollte der Wandel von analog schrittweise und fachlich geplant erfolgen, denn:
An einigen richtigen Schrauben zu drehen, bewirkt große Verbesserungen.
Die Transformation von analog zu digital war mit den optimierten und teilweise automatisierten Arbeitsabläufen so erfolgreich, dass ich als geschäftsführender Gesellschafter nicht mehr Antreiber, Kontrolleur und Kapitän zugleich sein musste. Ich konnte einen Schritt zurücktreten und das Unternehmen klarer steuern. Aus dieser Position heraus war es mir später möglich das Unternehmen zu guten Konditionen an eine Unternehmensgruppe zu veräußern.
Damit konnte ich mir meinen Wunsch erfüllen und heute als Mentor und Berater mein Fachwissen und 30-jährige Erfahrung in der Wohnungswirtschaft mit anderen Verwaltern teilen.
